Stress sägs vara, tillsammans med stillasittandet, en av vår tids största folksjukdomar. Som företagare kan livet ibland vara extra stressig då du hela tiden måste ha ansvar och kontroll över företaget. Samtidigt som din egen och dina anställdas brödföda hänger på dig.
I den här artikeln delar jag med mig av 4 KPIer som, om du använder dom korrekt, kan hjälpa dig minska din stress som företagare och bidra till ett ökat lugn och välmående i din vardag. Dessutom kommer de hjälpa dig att snabbt få en överblick av företagets “hälsa” så du snabbt kan identifiera vilka problem du behöver agera på först, istället för att försöka göra allt på en och samma gång.
Du märker att det är någonting som inte stämmer. Företaget växer inte som det ska – eller ännu värre, det växer inte alls. Du är fullt medveten om att du behöver göra något annorlunda, men att agera i detta läget känns lite som att spela det klassiska Whac-a-mole. Så fort du träffar en figur så dyker en ny upp. Eller i ditt fall, så fort du agerar på ett problem och släcker den branden, så dyker ett nytt upp.
Du fortsätter att “hustla” och lägger ner timtals med övertid, du minns inte senast du tog en riktig semester och planerna på det där nya erbjudandet du skulle lansera känns väldigt avlägset.
Uppenbarligen så kommer inte “brandsläckning” av dagliga och akuta problem få företaget på rätt köl igen. Du behöver ta itu med grundorsakerna. Men frågan är hur du kommer ta itu med dessa grundorsaker, om du inte vet vilka de är?
Hur ska du lyckas ta företaget till nästa nivå, om du inte är säker på vilket problem du ska åtgärda först?
När du läst igenom hela denna artikel så är min förhoppning att du kommer ha ett system som hjälper dig lista ut vilket problem du behöver fokusera på och fixa först. Så att du kan börja sova gott om nätterna igen.
Jag tror att alla företagare och entreprenörer kan enas om att ett flöde som är vitalt i varje företag är följande: Leads -> Konvertering -> Leverans. Detta är helt avgörande för att ditt företag ska kunna överleva och om du analyserar respektive del så kan du ofta hitta vad som orsaken är till dina problem och varför företaget inte växer som det ska.
Kanske känner du igen dig? Du försöker lägga till en produkt eller tjänst till din portfölj av erbjudanden med förhoppning att öka försäljningen. Men när du väl lanserar så drar det inte in kunder, eller tillräckligt med pengar, så du beslutar att “nähä, detta fungerade inte” och så går du vidare till nästa idé. Istället för att utvärdera varje steg i flödet för sig för att avgöra var det hade behövts göra justeringar.
Det finns även ett fjärde, ofta bortglömt, steg i flödet som kommer efter leverans, nämligen “inkassera”:
- Leads
Generera nya prospekt och leads till dina erbjudanden. Alla företag behöver attrahera leads som visar intresse för dina produkter och tjänster. Leads föder försäljning och utan det så kommer du tillslut inte kunna sälja mer eftersom du inte har någon att sälja till.
- Konvertering
Få en del av dina leads att bli kunder. Ansvaret på att konvertera ett lead till försäljning ligger ofta på säljavdelningen. Du kan ha alla leads i världen men om du inte kan konvertera dom till affärer så går din verksamhet under. - Leverans
Leverera kunden den produkt eller tjänst som utlovat. Det innefattar de processer och tjänster som är nödvändiga för att kunna leverera det som du lovat till kunden. Om du inte gör detta kommer de leta efter en väg ut… t.ex. genom att de avbokar beställningen, begär pengarna tillbaka och, om du har otur, berättar för sina branschkollegor hur du suger. Kan du inte leverera så blir du inte verksam särskilt länge.
- Inkassera
Säkerställ att du får in pengarna som kunden ska betala.
Om kunden inte betalar dig som utlovat så har du ett problem. Om du inte ser till att ta betalt för det du levererar eller om du inte kan behålla pengarna (t.ex. genom att kunden kräver en återbetalning eller att du bränner dom på onödiga saker), så är det bara en tidsfråga innan du går omkull.
Tänk på stegen ovan som länkarna i en kedja. Kedjan är bara så stark som den svagaste länken, vilket i vår företagsvärld innebär att vi måste gör alla fyra stegen bra. Du behöver identifiera den svagaste länken, det område i verksamheten som behöver justeras, och fixa det först!
Så frågan blir hur du tar reda på vilken länk i kedjan, i säljflödet, som är svagast?
Genom KPIer!
Det du först måste göra är att bestämma hur du ska mäta dina framsteg (eller brist på), i respektive steg i flödet, samt det tillhörande målet du satt upp. Syftet med att mäta dessa KPIer är att mäta effektiviteten i företaget och var du sannolikt kan hitta flaskhalsar. KPIerna fungerar som en enkel indikator på om något inte står rätt till och kräver din uppmärksamhet.
En KPI är ofta en siffra. Den kan också vara binär (ja/nej, på/av). En KPI är alltid mätbar och jämförbar. En KPI sätter förväntningarna och när de faktiska utfallen som den mäter är högre eller lägre än förväntat så betyder det att en utredning av situationen är nödvändig och att det kan krävas åtgärder.
Du vill ha en eller två KPIer för respektive steg (leads, konvertering, leverans, inkassera) men inte mer än 8 totalt. Här kommer några exempel som du skulle kunna använda för att utvärdera ditt företag:
- Leads – Hur många nya leads behöver du generera varje dag, vecka eller månad? Hur många besök (om du har en butik) behöver du? Hur många nya hänvisningar från existerande kunder behöver du? Du kan även bryta ner detta på respektive marknadsföringskanal. T.ex. så kan du mäta hur många nya leads du behöver från Facebook ads vs Youtube osv.
- Konvertering – Hur stor andel av dina leads behöver konvertera till betalande kunder? Hur många registreringar behöver du för dina program? Hur många leads behöver köpa dina dyrare tjänster?
- Leverans – Hur stor andel av dina försäljningar behöver leda till en leverans? Vilken nivå behöver din churn ligga på? Hur många behöver du gå för din upsell (om du har en)?
- Inkassera – Hur stor andel av kunderna behöver betala hela summan direkt? Hur många behöver betala i tid? Hur många behöver använda sig av betalplanen som du erbjuder?
När du har satt dina KPIer för varje steg så är det dags att börja mäta dessa kontinuerligt. Genom att skapa en simpel excelfil så kan du enkelt följa dessa över tid och få en visuell överblick över företagets hälsa..
Nu blir det enkelt för dig: om du ser att du inte når dina uppsatta KPIer i något av stegen så vet du att det är där du ska lägga din tid och energi först.
Säg t.ex. att du driver ett företag som hjälper författare med PR. Du har en digital kurs som du öppnar två gånger per år, som vanligtvis säljer slut direkt under första veckan du öppnar dörrarna. Säg nu att din framgångsrika lansering slutar att fungera. Mer än en gång så försöker du sälja slut på platserna men det går helt enkelt inte. Helt plötsligt så finns det platser kvar till den senaste kursen.
Du kan konstatera att något inte stämmer. Men vad är det?
Om du inte hade haft dina KPIer på plats så hade det varit lätt att tänka…
“Jag borde kanske inte arrangera kurser längre.”
“Jag borde kanske arrangera en kurs om året istället för två.”
“Jag borde kanske sänka priset.”
Inget av dessa alternativ är baserat på information. Du bara höftar och kör på känsla. Kanske är det si, kanske är det så.
Eftersom du nu vet att problemet ligger i ett av de fyra stegen – Leads, Konvertera, Leverans, Insamling – så kan du gå till din excelfil att tittar på siffrorna. Du noterar att du fortfarande genererar tillräckligt med leads för att nå dina mål. Men du noterar också att konverteringen på landningssidan, där kunderna köper kursen, har minskat dramatiskt.
Genom att göra några justeringar i copyn så lyckas du få upp konverteringsfrekvensen igen till din målnivå. Försäljningen tar fart igen och du är back on track.
Kommer det finnas andra problem som du behöver agera på? Absolut. Men när du tittar på varje länk i kedjan en åt gången, så kommer du kunna lista ut vilken del som du behöver ordna först.
Det fina med detta system är att, när du väl har mätt och gjort justeringar i några månader, så kommer du inte behöva spendera massa tid, energi, frustration och (eventuellt) gråa hår på att släcka bränder med konstant stresspåslag. Njet, inte mer!
Nu kommer du nämligen kunna titta i din excelfil och bedöma hälsan på företaget på bara några minuter.
Ännu bättre – du kommer kunna fixa problem snabbare, växa ditt företag mer effektivt och dessutom ha mer tid över att lägga på sådant som du verkligen tycker om.
Redo att uppgradera?
Är du företagare och brottas med stress, frustration, och att ständigt ha alldeles för många bollar i luften? Då kan du ha fallit offer för den stora “företagarfällan”. Jag vill bjuda in dig till en kostnadsfri fokuskartläggning som råder bot på detta och ger dig fokus, klarhet och momentum så att du kan börja tjäna mer och stressa mindre samtidigt som du fokuserar på färre, men rätt saker, i verksamheten. Läs mer här och kom igång här!