Att driva en webbutik innebär många utmaningar, och en av de mer besvärliga kan vara att hantera obetalda fakturor från kunder.
Som e-handlare är det viktigt att förstå hur inkassoprocessen fungerar och vilka åtgärder som kan tas när kunder inte betalar sina skulder. Genom att ha en tydlig plan för hur du ska hantera dessa situationer kan du skydda din verksamhet och upprätthålla goda relationer med dina kunder.
Varför inkasso är viktigt för en webbutik
När en kund inte betalar en faktura påverkar det inte bara webbutikens kassaflöde, utan även dess lönsamhet. Om sådana problem inte åtgärdas snabbt och effektivt kan det leda till större ekonomiska bekymmer och försämrade affärsrelationer. För en mindre webbutik kan varje förlorad inkomst vara kännbart, och det är här inkasso kan spela en avgörande roll.
Inkasso hjälper webbutiksägare att få in de pengar de har rätt till utan att behöva lägga all sin tid och energi på att jaga betalningar. Genom att överlåta processen till ett inkassobolag kan du fokusera på att driva och växa din verksamhet istället.
Förebyggande åtgärder för att undvika inkasso
För att minimera risken för att behöva ta till inkassoåtgärder kan e-handlare implementera några förebyggande åtgärder:
- Tydliga betalningsvillkor: Ange klara betalningsvillkor vid utcheckningen på din webbutik. Se till att kunden är medveten om förfallodagen och eventuella avgifter som kan tillkomma vid försenad betalning.
- Automatiserade påminnelser: Genom att använda automatiska betalningspåminnelser via e-post eller SMS kan du öka chansen att kunden betalar i tid. Många gånger glömmer kunder att de har en faktura att betala, och en vänlig påminnelse kan vara allt som krävs.
- Kreditkontroll: Om din webbutik erbjuder större köp mot faktura eller avbetalning, kan det vara klokt att genomföra en kreditkontroll innan du accepterar köpet. På så sätt kan du säkerställa att kunden har förmågan att betala tillbaka.
När kunden inte betalar: Steg för att ta till inkasso
Om en kund trots påminnelser inte betalar, kan det vara dags att överväga inkasso. Här är stegen som vanligtvis tas:
- Betalningspåminnelser: Efter att den första förfallodagen har passerat bör du skicka minst en påminnelse. En del webbutiker skickar två påminnelser, varav den andra kan inkludera en varning om att ärendet kan komma att överlämnas till inkasso.
- Inkassokrav: Om ingen betalning sker trots påminnelser kan du anlita ett inkassobolag för att skicka ett formellt inkassokrav till kunden. Detta brev innehåller en begäran om att skulden ska betalas och inkluderar ofta en inkassoavgift som läggs till kundens skuld.
- Förhandling: Många inkassobolag erbjuder möjligheten att förhandla med kunden om en avbetalningsplan. Detta kan vara en lösning som både webbutiken och kunden kan acceptera, eftersom det gör det lättare för kunden att betala och samtidigt innebär att du som e-handlare får in dina pengar.
- Kronofogden: Om skulden fortfarande inte betalas kan inkassobolaget ta ärendet vidare till Kronofogden. Här kan företaget ansöka om ett betalningsföreläggande, vilket är ett rättsligt sätt att fastställa att skulden är giltig och ska betalas.
Välj rätt inkassopartner
Som e-handlare är det viktigt att välja ett inkassobolag som erbjuder rätt typ av tjänster för din verksamhet. Många inkassobolag har specialiserade lösningar för just e-handel och kan integreras med ditt befintliga affärssystem eller e-handelsplattform. Här är några saker att tänka på när du väljer inkassopartner:
- Kundhantering: Ett bra inkassobolag hanterar dina kunder på ett professionellt och respektfullt sätt. Dåliga kundupplevelser kan skada ditt rykte och leda till att kunder inte återvänder.
- Automatisering: Många moderna inkassobolag erbjuder automatiserade tjänster där obetalda fakturor överlämnas till inkasso utan att du behöver göra något manuellt. Detta kan spara tid och minska arbetsbördan.
- Rapportering: Se till att du får regelbundna rapporter om statusen för dina inkassoärenden, så att du har en tydlig bild av vilka skulder som är på väg att drivas in och vilka som eventuellt kan behöva vidare åtgärder.
Kundrelationer och inkasso
En viktig aspekt att tänka på som webbutiksägare är hur inkasso påverkar kundrelationen. Även om kunden inte har betalat i tid, är det möjligt att denne fortfarande vill fortsätta handla hos dig i framtiden. Därför är det viktigt att inkassoprocessen sköts professionellt och med respekt.
Genom att erbjuda flexibla lösningar, som till exempel avbetalningsplaner, kan du öka chansen att kunden betalar utan att skada relationen. Det är också viktigt att vara tillgänglig och svara på kundens frågor under processen för att undvika missförstånd eller onödiga konflikter.
Sammanfattning
Inkasso är ett nödvändigt verktyg för webbutiker när kunder inte betalar sina fakturor. Genom att ha tydliga betalningsvillkor, skicka påminnelser och välja rätt inkassopartner kan du hantera obetalda skulder på ett effektivt sätt och samtidigt upprätthålla goda kundrelationer. En välplanerad inkassostrategi gör att du kan fokusera på att växa din webbutik, utan att fastna i tidskrävande betalningsproblem.
Här är en lista över några av Sveriges inkassoföretag.
- Sergel Kredittjänster (https://sergel.se/foretag/)
- Koncept: ”Det goda kundmötet”
- Metoder: Anpassade kontakter via sms, brev, eller telefonsamtal
- riverty (https://www.riverty.com/sv-se/for-foretag/produkter/inkassoprodukter/inkasso/)
- Erfarenhet: Över 40 års erfarenhet av inkassolösningar
- Visma Financial Solutions (https://www.visma.se/inkasso/)
- Specialisering: Certifierade inkassohandläggare för olika branscher
- Internationellt: Erbjuder även inkasso i utlandet
- Intrum Sverige AB (https://www.intrum.se/foretagstjanster/vara-tjanster/inkasso-och-kravhantering/)
- Metod: Använder en stor databas för att anpassa åtgärder
- Tilläggstjänster: Tillgång till erfarna jurister vid tvister och ett digitalt inkassopaket
- Lowell inkasso (https://www.lowell.se/foretag/vaara-foeretagstjaenster/)
- Marknadsposition: Marknadsledare inom köp av avskrivna eller osäkra fordringar i Sverige
- Metod: Individuell hantering utifrån kundens situation
- Marginalen inkasso (https://www.marginalen.se/foretag/inkasso/inkasso-i-sverige/)
- Erfarenhet: Aktiv inom inkasso sedan 1979
- Unik tjänst: ”Grön inkasso” där de skänker pengar till välgörenhet efter varje lyckat ärende
Viktigt: Alla dessa företag nämns som medlemmar i branschorganisationen Svensk Inkasso, som verkar för en etisk och seriös indrivning i Sverige. Innan valet av inkassoföretag rekommenderas att undersöka varje företags specifika tjänster, villkor och omdömen för att
Här är en lista med 30 vanliga ord och termer som används inom inkasso, tillsammans med korta förklaringar:
- Inkasso – Processen att driva in en obetald skuld via ett inkassobolag.
- Gäldenär – Personen eller företaget som är skyldig pengar.
- Borgenär – Personen eller företaget som har en fordran och väntar på betalning.
- Faktura – Ett dokument som visar vad som ska betalas för en vara eller tjänst.
- Påminnelseavgift – En avgift som kan läggas till en obetald faktura när en betalningspåminnelse skickas.
- Inkassokrav – Ett formellt krav på betalning som skickas till gäldenären av ett inkassobolag.
- Förfallodag – Den sista dagen en faktura ska vara betald.
- Inkassoavgift – Extra kostnad som tillkommer när ett ärende överlämnas till inkasso.
- Avbetalningsplan – En överenskommelse om att betala av en skuld i mindre delar över tid.
- Betalningsföreläggande – Ett rättsligt krav på betalning från Kronofogden.
- Kronofogden – Svensk myndighet som bland annat hjälper till att driva in obetalda skulder.
- Utmätning – När Kronofogden beslutar att ta gäldenärens tillgångar för att betala en skuld.
- Betalningsanmärkning – En anmärkning som kan uppstå när skulder inte betalas i tid, vilket kan påverka kreditvärdigheten.
- Preskription – Den tid efter vilken en skuld inte längre kan krävas in.
- Fordran – Rätten att få betalt för en vara eller tjänst.
- Solidarisk betalningsskyldighet – När flera personer gemensamt ansvarar för att betala en skuld.
- Skuldsanering – En process där en person med stora skulder kan få hjälp att betala av eller bli befriad från dem.
- Delgivning – En officiell underrättelse om att en skuld eller ett krav har registrerats.
- Exekution – Den rättsliga processen för att genomföra ett betalningsföreläggande, exempelvis genom utmätning.
- Ränta – Den extra kostnad som läggs till en skuld för att kompensera för sen betalning.
- Kapitalbelopp – Den ursprungliga summan som gäldenären är skyldig utan avgifter och ränta.
- Räntefaktura – En faktura som skickas för att täcka räntekostnader på en obetald skuld.
- Kreditupplysning – En kontroll av en persons eller företags ekonomiska historia för att bedöma kreditvärdighet.
- Skuldsaldo – Den totala summan som fortfarande är obetald.
- Återbetalningstid – Den period under vilken en skuld ska vara betald.
- Förlikning – En överenskommelse mellan borgenär och gäldenär för att lösa en skuld utan att gå till domstol.
- Utmätningsbar egendom – Egendom som Kronofogden kan ta för att betala av en skuld.
- Obestånd – När en person eller ett företag inte kan betala sina skulder i tid.
- Amortering – Avbetalning på en skuld som minskar kapitalbeloppet.
- Betalningsplan – Ett schema som visar hur en skuld ska betalas av över tid.